Programa Academias Computer

El software líder para la gestión de academias, con más de 10 años en el mercado y actualizaciones periódicas gratuitas de forma indefinida para nuestros clientes, sin duda se adaptará a las necesidades de su centro de estudios. Puede descargar la aplicación e instalarla en su ordenador de manera gratuita para probarla.
El programa está actualizado a diciembre de 2024.

¿Para quién está diseñada esta aplicación?

Esta aplicación está diseñada para cualquier tipo de centro de formación, ya sea una academia de oposiciones, academia de danza, escuela de baile, centro de estudios, escuela de idiomas, escuela de música, academia de repaso, escuela de teatro, clases particulares o cualquier otro tipo de centro en el que sea necesario asociar a los alumnos con las clases que se imparten. Sin duda, el programa se adaptará a las necesidades específicas de su negocio.

Con el programa Academias Computer, podrá gestionar su centro, ya sea presencial u online.

En el siguiente video, encontrará una demostración del funcionamiento del software, donde se explica la interfaz y cómo crear cursos, horarios y dar de alta a los alumnos.

* Es importante destacar que en la versión actual del programa, se ha incorporado una función de "Post-it" digital para realizar anotaciones y recordatorios, aunque esta característica no aparece en el vídeo, ya que se incluyó en una de las últimas actualizaciones del software.

¡Active el sonido para poder oirlo! y si el vídeo no aparece nítido y no puede verlo bien, deberá pulsar sobre el icono de la que aparece en la parte inferior derecha del vídeo y cambiar la configuracion a 1080p HD.

El programa ofrece una amplia gama de opciones de configuración que le permiten personalizar su experiencia de acuerdo a sus necesidades y su flujo de trabajo. Esto incluye la capacidad de crear campos personalizados en los registros de los alumnos y decidir si desea activar o desactivar características como el control de caja o la impresión directa de recibos, sin necesidad de utilizar un visor adicional. ¡También puede usar una impresora de tickets para imprimir los recibos!

Además, el programa le brinda la flexibilidad de personalizar plantillas para recibos o facturas. Puede asignar una plantilla predeterminada para alumnos, otra para clientes y otra para profesores. Si lo prefiere, también puede establecer plantillas específicas para un alumno en particular, de manera personalizada desde la ficha del alumno.

En cuanto a la emisión de recibos o facturas, puede especificar si deben emitirse a nombre del alumno o con los datos del padre, tutor o empresa, según la información registrada en las fichas de clientes. Además, podrá definir distintos métodos de pago, como pago al contado, recibo bancario, transferencia o tarjeta. La configuración que establezca se reflejará al momento de emitir los pagos, aunque si el alumno cambia su método de pago en el último momento, tendrá la opción de indicar en el recibo la forma de pago que el alumno eligió para esa cuota.

Ofrecemos un soporte técnico integral a nuestros clientes.

Envío de Emails

Normalmente utilizo la función para realizar el envío masivo a todos los alumnos, me gustaría saber si existe una función que me permita enviar emails solo a los alumnos dados de alta en algún curso.

Sí que es posible enviar los emails solo a los alumnos asociados a un curso, o a los alumnos que se hayan interesado por un curso y que estén almacenados en la pantalla de Llamadas - Solicitudes de Información. También se pueden hacer otro tipo de filtros realizando estos pasos. Accede a la pantalla de Academia -> Enviar Emails. y selecciona el botón Envío Masivo. En la ventana que se abre podrás realizar el filtro por curso.

Boletines de notas: En este software, tiene la capacidad de elegir entre dos métodos de evaluación. Puede optar por utilizar un sistema de boletines de notas para registrar los resultados de los exámenes. Alternativamente, si su escuela emplea una evaluación basada en conceptos, puede crear conceptos personalizados y asignar calificaciones a cada uno de ellos. Cuando se utiliza la evaluación basada en conceptos, también se permite la ponderación de las calificaciones.

Facturación de los alumnos: Puede facturar a los alumnos de diversas maneras, ya sea por horas, por un importe fijo al mes (con la opción de aplicar descuentos personalizados), por trimestres (con la posibilidad de configurar los meses incluidos en cada trimestre), o por el costo total del curso.

Facturación de los profesores: Para la facturación de los profesores, las opciones son aún más flexibles. Puede facturar a los profesores mensualmente, por horas, mediante un porcentaje de los ingresos generados, estableciendo un importe específico por cada alumno al que impartan clases, a través de un porcentaje basado en cada alumno, o por las horas de enseñanza a los estudiantes. Incluso en el caso de la facturación mensual o por horas, se permite habilitar hasta tres rangos distintos, dependiendo del número de alumnos, lo que le permite especificar una cantidad fija para cada rango.

Horarios de las clases o cursos: Este programa facilita la gestión de horarios de clases o cursos, eliminando la preocupación de comprobar la disponibilidad de profesores y aulas. El programa le notificará si un profesor o un aula ya están programados en el rango de tiempo seleccionado al guardar o modificar un horario. Además, tiene la flexibilidad de establecer días en los que no se imparten clases o crear horarios personalizados, permitiéndole modificar quién imparte las clases en días específicos.

También es posible agregar turnos dobles en el horario y asignar colores a las aulas para diferenciarlas en la planificación de clases. Puede simular la creación de un horario directamente desde la planificación y realizar búsquedas de disponibilidad para verificar si un profesor o aula están ocupados en los días, horas y rango de fechas especificados.

Horarios personalizados para los alumnos: Si factura a los alumnos por horas, el sistema le permite crear horarios personalizados para cada alumno. El programa recopilará los días del horario y le permitirá eliminar días o ajustar las horas según las necesidades individuales de cada estudiante.

Emisión Automática de Recibos / Facturas: El sistema generará de manera automática todos los recibos y facturas. Usted tiene la flexibilidad de determinar si desea crear facturas para alumnos que realicen pagos al contado, a través de recibos bancarios, o si prefiere generar recibos solo para un curso específico o un profesor determinado.

También puede marcar la opción de almacenar los pagos como "pagado" o "pendiente de pago," y si lo desea, imprimir los recibos de forma automática en ese mismo momento. El programa realizará esta tarea de manera desatendida y enviará todos los documentos a la cola de impresión.

Además, puede utilizar plantillas personalizadas para grupos de alumnos o para alumnos individuales, adaptando así los recibos y facturas según las necesidades específicas de su centro.

También se ofrece la opción de utilizar impresoras distintas para cada plantilla. Por ejemplo, si necesita imprimir en tamaño A4, puede crear una plantilla específica para la impresora que se adapte a ese tamaño. Si cuenta con una impresora de tickets o desea utilizar un formato diferente para un recibo específico, puede configurar la impresión para que se realice a través de esa impresora en particular.

¡Active el sonido para poder oirlo! y si el vídeo no aparece nítido y no puede verlo bien, deberá pulsar sobre el icono de la que aparece en la parte inferior derecha del vídeo y cambiar la configuracion a 1080p HD.

Viabilidad de los Cursos: Al ingresar un rango de fechas, el programa proporcionará información sobre las ganancias obtenidas y los gastos asociados a un curso, lo que le permitirá evaluar su viabilidad económica.

Comparación de Ganancias entre Años: Puede comparar las ganancias obtenidas a lo largo de varios años y visualizar todos los detalles financieros, incluyendo pagos de alumnos, pagos a profesores, gastos, ingresos y facturas.

Control de Caja: El control de caja le asistirá en la verificación diaria de la integridad de sus cuentas. Al final de cada mes, podrá obtener un informe completo que detalla todos los movimientos de efectivo en la caja. Tiene la opción de habilitar o deshabilitar esta función según sus preferencias. Por ejemplo, si prefiere llevar un registro de caja para los pagos de los alumnos, pero no desea utilizar esta característica para los ingresos o facturas, podrá desactivarla de manera selectiva. Además, el sistema deshabilitará automáticamente esta opción si un alumno realiza el pago a través de recibo domiciliado, transferencia o tarjeta, para mantener un control preciso de las transacciones financieras.

Remesas de Recibos Domiciliados (SEPA): Enviar una remesa bancaria a través de este programa es una tarea sumamente sencilla.

El software recopila todas las facturas y recibos destinados a los alumnos o clientes que han seleccionado la opción de pago mediante recibo bancario. Además, se verifica la validez del número de IBAN y se incorpora el registro en un archivo XML.

Este archivo XML SEPA se almacena en una carpeta de su ordenador y, desde allí, solo debe seleccionarlo en su plataforma de banca en línea para que su entidad bancaria cargue los pagos directamente en su cuenta.

¿Qué es SEPA?

Emisión de Diplomas Confeccione los diplomas con plantillas personalizadas para los alumnos. Podrá también configurar el contenido y los datos que desee mostrar en el contenido.

Envío de Mailings envíe emails a un grupo o de forma individual.

Con el programa podrá enviar un mailing con la información sobre un curso o cualquier documentación que desee incluir en el correo. Importe una lista de emails o obtenga la información directamente desde el programa o de sus alumnos o de personas que han estado interesadas en algún curso y desean obtener información.

También podrá felicitar a sus alumnos ya que el programa le permite seleccionar los correos electrónicos de los alumnos que cumplen años ese mismo día.

Faltas de Asistencia Controle las faltas de asistencia tanto de alumnos como de profesores. Podrá estipular si el alumno paga una cuota por horas si esa clase deberá también pagarla o no. Lo mismo ocurre con los profesores, si se abona sus clases por horas al establecer la falta podrá indicarle al sistema que esa hora que no ha sido impartida que no se le facture.

Genere un listado con todos los alumnos que asisten a la clase para poder marcar de una forma sencilla si alguno ha faltado. El listado le permitirá controlar la entrada y la entrada y la salida si fuera necesario.

Existen varios tipos de listados para las faltas, podrá mostrarlo de forma mensual o de forma diaria, también podrá generarlos todos al mismo tiempo, lo que le ahorrará mucho trabajo.

Calendario de Cursos visualice a pantalla completa todo el calendario de cursos.

Configure la vista por curso, por profesor. Muestre el calendario por el nombre del curso o por el código.

Imprimia en un A4 el calendario de cursos o expórtelo a Word para editar sus contenido.

Lista de Características

Menú Academia

Clases / Cursos: Inserte en el programa la información del curso, duración, aula, tarifas, etc...

Ver Clases / Cursos

Horarios: Podrá indicar los días de la semana, y la duración. (Se permite estipular varios rangos de horas) Ideal si se imparte un mismo curso por la mañana y por la tarde...

Horarios (Detallar Días): El sistema le permitirá modificar si un día determinado no se imparte algún curso o hay algún cambio en el horario de un día en concreto. También podrá realizar cambios de profesor, de aulas...

Planning de aulas: Podrá visualizar la ocupación de las aulas y realizar búsquedas de las aulas diponibles en un rango de fechas/días/horas.

Festivos: Almacene los días festivos, función ideal, si se factura a los alumnos y/o profesores por horas impartidas.

Tarifas: Con solo un click cambiar el importe de todos los alumnos dados de alta en el curso.

Viabilidad de los Cursos: Podrá conocer la rentabilidad que le genera cada curso.

Diplomas: Emisión de diplomas. Podrá insertar en el sistema diplomas personalizados. También podrá crear diferentes plantillas totalmente personalizadas.

Publicaciones: Inserte los medios de publicación y tenga el control de cuantos contactos se generan.

Almacenar Curriculums

Ver Curriculums

Cartas / Circulares Almacene sus plantillas para emitir cartas / circulares o documentos...

Emitir Cartas / Circulares Podrá emitir cartas individualmente a alumnos, clientes o profesores con datos sobre las clases o cursos. O emitir circulares, con un solo click podrá emitir una circular a todos los contactos

Ver Cartas / Circulares

Etiquetas: Genere de forma automática las etiquetas para el envío de cartas. El sistema le ofrece la posibilidad de generar las etiquetas con varios modelos de plantillas.

Enviar E-Mails: Podrá enviar emails individualmente, o realizar un Mailing a todos los contactos que usted seleccione. También le permite adjuntar ficheros externos.

Menú Profesores

Añadir Profesores: Guarde la ficha del profesor con los datos personales y con la información de cobro.

Ver Profesores: Listado con todos los profesores dados de alta en el sistema.

Clases / Cursos: Visualice con un solo click las clases o cursos que imparte un profesor.

Asignar Pagos: Podrá asignar pagos por los siguientes criterios: Importe, Horas, Porcentaje Horas, Alumnos, Porcentaje Alumnos ...

Ver Pagos

Faltas de Asistencia: Utilice esta función para controlar las faltas de los profesores.

Seguimiento: Podrá almacenar un seguimiento sobre el Profesor

Horarios: Visualice con un sólo click el planing del profesor por meses. Podrá también consultar las horas impartidas.

Calendario de Cursos: Podrá visualizar un calendario con las clases o cursos que se imparten. El sistema le permitirá configurar la vista del calendario pudiendo verlo por el nombre del curso, el código, etc...

Menú Alumnos

Añadir Alumnos: Podrá almacenar los datos de los alumnos, foto, observaciones, información de pago...

Ver Alumnos El listado de los alumnos le permitirá visualizar toda la información relacionada (cursos, faltas, boletines de notas, etc)

Añadir Clientes: El cliente se podrá enlazar con la o las fichas de alumnos.

Ver Clientes

Asignar Clases / Cursos: El sistema permite añadir multiples alumnos en un mismo curso con solo un click. También le permitirá estipular un importe personalizado para la matricula, o las cuotas mensuales. así como determinar un importe por hora (si el alumno abona una cuota por el número de horas impartidas). También podrá especificar un descuento que posteriormente aparecerá en los recibos/facturas y unas notas sobre dicho descuento.

Listado de Alumnos en Clases / Cursos: Podrá ver todos los alumnos dados de alta en el curso y también podrá realizar una búsqueda de alumnos inactivos. El programa le permitirá re-activarlos de forma automática en el curso si fuera necesario.

Emitir Recibos: Genere Recibos o Facturas. En un mismo recibo podrá indicar cantidades pagadas y cantidades pendientes. Posteriormente podrá ver de una forma sencilla qué recibos están pendientes de pago.

Emitir todos los recibos o facturas para los alumnos de forma automática: Con un solo click podrá emitir todos los recibos a los alumnos de forma ¡totalmente automática!. También puede crear filtros para emitir todos los recibos de un profesor o de un curso determinado.

Ver Recibos: Con un solo click podrá visualizar los recibos

Ver Recibos: El sistema le mostrará los recibos pendientes de Emitir

Imprimir todos los recibos automáticamente: una vez generados los recibos ¡imprímalos de forma automática! (deberá tener creada una plantilla personalizada)

Remesas - Adeudos directos (SEPA): El programa le permite generar el fichero XML listo para enviar a su entidad bancaria.

Remesas de Recibos (Norma 19): El sistema le permite generar el fichero con los recibos bancarios (Cuaderno 19)

* Norma 19: El Cuaderno 19 ha quedado obsoleto para las entidades bancarias, no obstante el programa sigue manteniendo esta función ya que usted puede generar el fichero Norma 19 y posteriormente puede convertir el archivo a través de su entidad bancaria.

Boletines: Almacene las notas de los alumnos

Boletines de Notas (Avanzado) Podrá evaluar a los alumnos por conceptos personalizados. Ej: Gramática, Expresión Oral, Actitud y Comportamiento...

Faltas de Asistencia: Lleve un control de las asistencias.

Mostrar Asistencias / Faltas: Desde una sola ventana, podrá visualizar el nº de faltas / % de asistencias. de todos los alumnos dados de alta en el curso. También podra imprimir el listado.

Generar / Enviar Informes Fantástica función que le permitirá, con un solo click podrá generar un documento o enviar por email a todos los alumnos, las faltas de asistencia y los boletines de notas.

Menú Agenda

Concertar Citas

Ver Citas: El sistema le avisará cuando existan citas para el día de hoy.

Calendario de Citas: El calendario se mostrará a pantalla completa. Le permitirá ver las citas concertadas para el mes seleccionado.

Llamadas / Solicitudes: Almacene sus contactos. Posteriormente podrá visualizar que personas se han interesado por un curso, etc...

Teléfonos y Direcciones de Interés

Menú Facturas - Presupuestos

Generar Facturas: Genere facturas a clientes o profesores externos. El sistema permite aplicar % retención, en el caso que sea necesario.

Listado de Facturas

Emitir Presupuestos

Listado de Presupuestos

Añadir Gastos: Inserte en el sistema los gastos, posteriormente podrá emitir un informe, lo que le facilitará la inserción en el libro de contabilidad.

Añadir Ingresos

Ver Ingresos / Gastos: Podrá visualizar todos los ingresos y todos los gastos, por un rango de fechas (Ej: Trimestral). También podrá exportarlo a excel.

Menú Ganancias / Gastos

Pagos de Alumnos

Pagos a Profesores

Gastos Generales

Gráfico: El sistema mostrará un gráfico con los pagos de alumnos, profesores, ingresos, gastos, facturas...

Control de Caja: Podrá configurar el programa para llevar el control de caja. El programa le indicará el importe que deberá tener en el cajón y podrá imprimir un listado desglosando los ingresos/gastos diaros.

Menú Listados

Cursos

Generar Listado Personalizado.

Listado de Cursos

Listado de Cursos de Profesor...

Horas Impartidas: Imprima facilmente las horas impartidas. Podrá determinar si desea imprimir todas las horas impratidas de un profesor o desea visualizarlo por cada curso.

Alumnos

Listado de Alumnos de Curso

Listado de Alumnos en Curso (Búsqueda personalizada: filtro de pagos por mes, horas, trimestre, importe total...) También le permite filtrar los alumnos que abonan la cuota al contado o mediante recibo bancario.

Listado de Alumnos de Profesor

Listado de Alumnos (Pagos pendientes)

Control de Alumnos (Horarios personalizados)

Listado personalizado (Excel); Permite filtrar el listado por curso

Clientes

Citas

Profesores:

Control de Faltas: Imprima el listado con todos los alumnos dados de alta en un curso y con los días que se imparte el curso, para que el profesor pueda anotar las faltas de asistencia.

Control de Asistencias: Imprima el listado con todos los alumnos dados de alta en un curso y con los días que se imparte el curso, así el profesor podrá controlar la asistencia. Podrá emitir el listado de un día seleccionado, de un mes completo o de varios meses. También podrá indicar si desea mostrar la entrada, o la entrada y la salida.

Los listados, se emiten personalizados. Con el logotipo de la empresa y los colores que haya determinado en la configuración general.

Menú Opciones

Usuarios: Podrá crear tantos usuarios como sea necesario con niveles de accesibilidad.

Datos Empresa

Configuración General: Le permitirá estipular los colores para listados, campos personalizados en las fichas de los cursos, fichas de alumnos. Activar el control de caja, y en definitiva personalizar algunos aspectos de la aplicación como los que a continuación se detallan:

Podrá determinar si desea que las plantillas de los recibos / facturas se impriman directamente sin abrir Microsoft Word.

Activar la comprobación de profesor / aula ocupados al guardar o modificar un horario.

Si las horas impartidas para un alumno son mayores que las establecidas mostrar un aviso

Guardar una copia de las facturas generadas en una carpeta del ordenador

Si emite recibos por trimestres podrá configurar qué meses corresponden a cada trimestre

Configurar la moneda

Configurar si el programa emite por defecto recibos o emite facturas

Imprimir la ficha del alumno con la fotografía

Mostrar en la pantalla principal el campo Código del alumuno para acceder a su ficha de una forma rápida

Configurar Red: Podrá configurar el programa para trabajar en varios equipos en red local.

Eliminar Históricos Elimine información sobre cursos inactivos, alumnos, clientes, profesores, horarios, etc. La información que elimine no podrá recuperarse por lo que se ruega prestar atención a esta función.

Características

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Actualizaciones

Soporte

Características

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Soporte

Software Gestión de Academias

Programa apto para cualquier tipo de centro de formación, academia, escuela, etc...

Programa Academias Computer

Emisión de Diplomas Confeccione los diplomas con plantillas personalizadas para los alumnos. Podrá también configurar el contenido y los datos que desee mostrar en el contenido.

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